Kui inimene halveneva tervise pärast või Eestist eemaloleku tõttu ei saa enam kodust välja või see on raskendatud või ei saa ta ise konkreetse tehingu sõlmimise juures viibida, saab ta ennast esindama määrata volitatud isiku. Oma esindajale tuleb selleks välja anda volikiri.

Notariaalne volikiri on notari tõestatud kirjalik volitus. Kodus saab ka teisele inimesele volitust kirjutada, kuid tähtsate tehingute, nagu panga või kinnisvara puhul, see ei kehti. Seadus nõuab, et suurte ja oluliste tehingute korral oleks volikiri notari juures tõendatud. Notar Priidu Pärna sõnul pole volitus ja volikiri õiguslikus mõttes päris üks ja seesama. «Volitus on tehinguga antud esindusõigus, mis teeb võimalikuks tehingu tegemise esindaja kaudu. Volikiri on aga füüsiliselt olemasolev dokument: kirjalikus vormis tehtud või notari tõestatud dokument, mis tõendab esindaja volitusi,» selgitab ta. «Samas kasutatakse ka volikirja sisu kohta juristide seas samuti nimetust volitus.»

Volikiri võib olla vormistatud lihtkirjana. Sel paberil näitab volitaja ära, keda ja mis ülesannetes ta ennast esindama määrab. Volikirjas tuleks notari sõnul näidata ka selle kehtivuse aeg – kas konkreetne kuupäev või on see tähtajatu. Volituse andja surmaga kaotab volikiri kehtivuse. «Korteriühistu üldkoosolekul ei ole vaja notariaalset volikirja, piisab lihtkirjalikust. Kuid pankades pensioni kättesaamisel ja kinnisvarabüroos saab tehinguid teha vaid notariaalselt vormistatud volikirja alusel,» märgib notar Priidu Pärna.